Algemene Voorwaarden Event Associates
Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle offertes, opdrachten en overeenkomsten van Event Associates, gevestigd te Hilversum en ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 64296717. Bij verschil tussen taalversies is de Nederlandse tekst bepalend.
Artikel 1: Definities
1.1 In deze voorwaarden wordt verstaan onder:
‘Event Associates’: de onderneming Event Associates, die advies, consultancy, projectleiding en interim-diensten levert op het gebied van cultuur, evenementen en live communicatie;
‘Opdrachtgever’: de rechtspersoon, of de natuurlijke persoon handelend in de uitoefening van een beroep of bedrijf, die Event Associates een opdracht geeft of daarover in gesprek is;
‘Opdracht’: alle werkzaamheden die Event Associates voor Opdrachtgever verricht, zoals advies, strategie, conceptontwikkeling, programmering, partnerships, productieadvies, projectleiding en interim-management;
‘Overeenkomst’: de afspraak tussen Partijen over de uitvoering van een Opdracht;
‘Evenement’: een fysiek, hybride of online evenement, congres, beurs, festival, showcase, bijeenkomst of andere vorm van live communicatie;
‘Associate’: een derde die Event Associates bij de uitvoering van een Opdracht inschakelt, zoals een producent, specialist of adviseur;
‘Schriftelijk’: per brief, e-mail of een ander elektronisch bericht dat de afzender en de inhoud vastlegt;
‘Partijen’: Event Associates en Opdrachtgever samen; ‘Partij’ is elk van hen afzonderlijk.
Artikel 2: Toepasselijkheid
2.1 Deze voorwaarden gelden uitsluitend voor overeenkomsten met zakelijke opdrachtgevers.
2.2 Inkoop- of andere voorwaarden van Opdrachtgever zijn niet van toepassing, tenzij Event Associates die Schriftelijk heeft aanvaard.
2.3 Afwijkingen van deze voorwaarden gelden alleen als Partijen ze Schriftelijk zijn overeengekomen, en alleen voor de betreffende Opdracht.
2.4 Is een bepaling nietig of wordt zij vernietigd, dan blijven de overige bepalingen van kracht. Partijen vervangen de bepaling door een geldige bepaling die zoveel mogelijk aansluit bij het doel van de oorspronkelijke.
2.5 Event Associates mag deze voorwaarden wijzigen. De versie die gold op het moment van totstandkoming van de Overeenkomst blijft voor die Overeenkomst van toepassing. De actuele versie staat op de website van Event Associates en wordt bij elke offerte meegestuurd of via een link beschikbaar gesteld.
Artikel 3: Offertes en totstandkoming
3.1 Offertes zijn vrijblijvend en dertig dagen geldig, tenzij in de offerte anders staat.
3.2 De Overeenkomst komt tot stand wanneer Opdrachtgever de offerte Schriftelijk aanvaardt, of wanneer Event Associates met instemming van Opdrachtgever met de uitvoering begint.
3.3 Aanvaardt Opdrachtgever de offerte met wijzigingen of voorbehouden, dan komt de Overeenkomst pas tot stand als Event Associates daarmee Schriftelijk instemt.
3.4 Een samengestelde offerte verplicht Event Associates niet om een deel van de Opdracht uit te voeren tegen een evenredig deel van de prijs.
Artikel 4: Uitvoering van de Opdracht
4.1 Event Associates voert de Opdracht naar beste inzicht en vermogen uit, met de zorg die van een goed opdrachtnemer mag worden verwacht. Het gaat om een inspanningsverplichting, tenzij Partijen Schriftelijk een concreet resultaat hebben afgesproken.
4.2 Event Associates bepaalt de wijze van uitvoering en mag daarbij Associates inschakelen. Event Associates blijft aanspreekpunt voor Opdrachtgever.
4.3 Bij interim- en projectopdrachten werkt Event Associates als zelfstandig opdrachtnemer, zonder gezagsverhouding. Event Associates is vrij in de wijze waarop en de tijden waarop het werk wordt uitgevoerd, binnen de afspraken over planning en resultaat.
4.4 Opdrachtgever zorgt tijdig voor alle informatie, toegang, besluiten en medewerking die Event Associates nodig heeft, en staat in voor de juistheid en volledigheid daarvan. Vertraging of extra kosten door het ontbreken daarvan komen voor rekening van Opdrachtgever.
4.5 Opdrachtgever neemt zelf de besluiten over de adviezen van Event Associates en blijft verantwoordelijk voor de gevolgen daarvan.
4.6 Opgegeven termijnen zijn indicatief en geen fatale termijnen, tenzij Schriftelijk anders is overeengekomen.
Artikel 5: Wijzigingen en meerwerk
5.1 Wijzigt Opdrachtgever de Opdracht of blijkt aanvullend werk nodig, dan stemmen Partijen dit vooraf af. Event Associates bevestigt meerwerk Schriftelijk.
5.2 Meerwerk wordt gefactureerd tegen de geldende tarieven van Event Associates. Een wijziging kan gevolgen hebben voor de planning; eerder afgesproken termijnen vervallen dan.
Artikel 6: Tarieven en kosten
6.1 Tarieven zijn in euro’s en exclusief btw. Event Associates werkt met een vaste prijs of met uur- of dagtarieven, zoals in de offerte vermeld.
6.2 Reis- en verblijfkosten, kosten van Associates en andere kosten van derden die voor de Opdracht worden gemaakt, worden apart gefactureerd, tenzij de offerte anders vermeldt.
6.3 Bij opdrachten die langer dan twaalf maanden lopen, mag Event Associates de tarieven eenmaal per jaar indexeren.
6.4 Stijgen kosten van derden na de offerte door omstandigheden die Event Associates niet kon voorzien, dan mag Event Associates deze doorberekenen. Bedraagt de verhoging meer dan tien procent van de opdrachtsom, dan mag Opdrachtgever de Overeenkomst binnen veertien dagen na de mededeling Schriftelijk ontbinden. Het tot dan verrichte werk en de gemaakte kosten blijven verschuldigd.
Artikel 7: Facturering en betaling
7.1 Betaling geschiedt binnen veertien dagen na factuurdatum, zonder korting of verrekening.
7.2 Event Associates mag een voorschot vragen of in termijnen factureren. Werk op basis van uren wordt maandelijks achteraf gefactureerd. Zolang een voorschot niet is betaald, is Event Associates niet verplicht met de uitvoering te beginnen of door te gaan.
7.3 Bij te late betaling is Opdrachtgever zonder ingebrekestelling in verzuim en is hij de wettelijke handelsrente verschuldigd, of een rente van 1,5% per maand als die hoger is. Daarnaast is hij de buitengerechtelijke incassokosten verschuldigd van 15% van het openstaande bedrag, met een minimum van € 250.
7.4 Event Associates mag haar werkzaamheden opschorten zolang een opeisbare factuur niet is betaald.
7.5 Alle vorderingen zijn direct opeisbaar als Opdrachtgever failliet wordt verklaard, surseance van betaling aanvraagt, een akkoord op grond van de WHOA aanbiedt, wordt ontbonden of zijn onderneming staakt.
Artikel 8: Annulering
8.1 Opdrachtgever kan een Opdracht Schriftelijk annuleren. Bij advies- en interimopdrachten is hij dan de tot dat moment bestede uren en gemaakte kosten verschuldigd, met daarbij de uren die al voor de lopende maand waren gereserveerd.
8.2 Bij een Opdracht die is gekoppeld aan een Evenement is Opdrachtgever bij annulering naast de gemaakte kosten de volgende percentages van de opdrachtsom verschuldigd:
meer dan drie maanden voor het Evenement: 25%;
tussen drie maanden en één maand voor het Evenement: 50%;
minder dan één maand voor het Evenement: 100%.
8.3 Annuleringskosten die derden, zoals locaties, leveranciers en Associates, bij Event Associates in rekening brengen, komen altijd volledig voor rekening van Opdrachtgever.
8.4 Opdrachten voor onbepaalde tijd kunnen door beide Partijen Schriftelijk worden opgezegd met inachtneming van een opzegtermijn van één maand.
Artikel 9: Overmacht
9.1 Onder overmacht wordt verstaan elke omstandigheid buiten de invloed van Event Associates die nakoming verhindert of bemoeilijkt, ook als die bij het sluiten van de Overeenkomst al te voorzien was. Daaronder vallen in ieder geval: epidemieën en pandemieën, overheidsmaatregelen zoals evenementverboden, vergunningsweigeringen en beperkingen van bezoekersaantallen, oorlog, terrorisme of dreiging daarvan, extreme weersomstandigheden, brand, stakingen, storingen in energie, transport, internet of IT, cyberaanvallen, ziekte van sleutelpersonen, en tekortkomingen van locaties, leveranciers of Associates.
9.2 Event Associates informeert Opdrachtgever zo snel mogelijk over een overmachtsituatie en de verwachte gevolgen. Partijen overleggen eerst over uitstel of verplaatsing van het Evenement naar een nieuwe datum.
9.3 Duurt de overmacht langer dan zestig dagen, of kan het Evenement niet doorgaan, dan mag elke Partij de Overeenkomst Schriftelijk ontbinden, zonder verplichting tot schadevergoeding. Opdrachtgever betaalt in dat geval de tot dan verrichte werkzaamheden en de gemaakte en onvermijdelijke kosten.
Artikel 10: Aansprakelijkheid
10.1 De aansprakelijkheid van Event Associates is beperkt tot het bedrag dat haar beroeps- of bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering in het betreffende geval uitkeert. Keert de verzekering niet uit, dan is de aansprakelijkheid beperkt tot het factuurbedrag van de betreffende Opdracht, exclusief btw, en bij langlopende opdrachten tot het bedrag dat in de twaalf maanden voor de schadeveroorzakende gebeurtenis is gefactureerd.
10.2 Event Associates is niet aansprakelijk voor indirecte schade, waaronder gevolgschade, gederfde winst, gemiste omzet, gemiste besparingen, reputatieschade en schade door bedrijfsstagnatie.
10.3 Event Associates is niet aansprakelijk voor schade die het gevolg is van besluiten van Opdrachtgever, van onjuiste of onvolledige informatie van Opdrachtgever, of van tekortkomingen van locaties en leveranciers die Opdrachtgever zelf heeft gecontracteerd.
10.4 De beperkingen in dit artikel gelden niet bij opzet of bewuste roekeloosheid van Event Associates of haar leidinggevenden.
10.5 Opdrachtgever meldt schade zo snel mogelijk en uiterlijk binnen dertig dagen nadat hij die heeft ontdekt. Vorderingen vervallen twaalf maanden nadat de Opdracht is beëindigd.
10.6 Opdrachtgever vrijwaart Event Associates tegen aanspraken van derden die verband houden met het Evenement of met door Opdrachtgever verstrekte informatie en materialen, behalve bij opzet of bewuste roekeloosheid van Event Associates.
Artikel 11: Intellectueel eigendom en referenties
11.1 Alle intellectuele eigendomsrechten op adviezen, rapporten, concepten, formats, ontwerpen en andere materialen die Event Associates maakt, blijven bij Event Associates, tenzij Schriftelijk anders is overeengekomen.
11.2 Na volledige betaling krijgt Opdrachtgever een niet-exclusief en niet-overdraagbaar recht om deze materialen te gebruiken voor het doel waarvoor ze zijn gemaakt. Ander gebruik, aanpassing of verstrekking aan derden is alleen toegestaan met Schriftelijke toestemming van Event Associates.
11.3 Concepten en ideeën uit een offerte of presentatie die niet tot een Overeenkomst leidt, mag Opdrachtgever niet zelf of via derden uitvoeren zonder Schriftelijke toestemming en een redelijke vergoeding.
11.4 Event Associates mag de naam en het logo van Opdrachtgever noemen als referentie, bijvoorbeeld op haar website en in presentaties, tenzij Opdrachtgever daartegen Schriftelijk bezwaar maakt. Vertrouwelijke informatie wordt daarbij niet gedeeld.
Artikel 12: Geheimhouding
12.1 Partijen houden alle vertrouwelijke informatie die zij van elkaar ontvangen geheim en gebruiken die alleen voor de uitvoering van de Opdracht. Event Associates legt deze plicht ook op aan ingeschakelde Associates.
12.2 De geheimhoudingsplicht geldt niet voor informatie die al openbaar is, of die een Partij op grond van de wet of een rechterlijke uitspraak moet verstrekken. De plicht blijft gelden tot twee jaar na afloop van de Opdracht.
Artikel 13: Privacy
13.1 Partijen houden zich bij de verwerking van persoonsgegevens aan de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).
13.2 Verwerkt Event Associates in opdracht van Opdrachtgever persoonsgegevens, zoals gegevens van deelnemers, gasten of sprekers, dan is Opdrachtgever verwerkingsverantwoordelijke en sluiten Partijen waar nodig een verwerkersovereenkomst.
Artikel 14: Materialen
14.1 Zaken die Event Associates voor een Evenement ter beschikking stelt, blijven haar eigendom. Opdrachtgever draagt het risico van verlies of beschadiging zolang de zaken onder zijn beheer zijn, en geeft ze na afloop in dezelfde staat terug.
14.2 Zaken van Opdrachtgever die voor de Opdracht worden gebruikt, blijven voor zijn rekening en risico, ook tijdens transport, opslag en het Evenement.
Artikel 15: Beëindiging
15.1 Elke Partij mag de Overeenkomst met directe ingang Schriftelijk ontbinden als de andere Partij na een Schriftelijke ingebrekestelling met een redelijke termijn tekort blijft schieten, of in een situatie verkeert als bedoeld in artikel 7.5.
15.2 Bepalingen die naar hun aard blijven gelden na beëindiging, zoals die over aansprakelijkheid, intellectueel eigendom, geheimhouding en betaling, blijven van kracht.
Artikel 16: Toepasselijk recht en geschillen
16.1 Op alle Overeenkomsten en deze voorwaarden is Nederlands recht van toepassing.
16.2 Partijen proberen een geschil eerst in onderling overleg op te lossen, zo nodig met behulp van een mediator.
16.3 Lukt dat niet, dan is uitsluitend de bevoegde rechter van de Rechtbank Midden-Nederland bevoegd, tenzij de wet dwingend een andere rechter aanwijst.
Versie november 2026. Deze versie vervangt de voorwaarden van oktober 2015.
General Terms and Conditions Event Associates
These terms and conditions apply to all quotations, assignments and agreements of Event Associates, established in Hilversum, the Netherlands, and registered with the Netherlands Chamber of Commerce under number 64296717. In the event of any difference between language versions, the Dutch text prevails.
Article 1: Definitions
1.1 In these terms:
‘Event Associates’: the business Event Associates, which provides advisory, consultancy, project management and interim services in culture, events and live communication;
‘Client’: the legal entity, or the natural person acting in the course of a profession or business, that gives Event Associates an assignment or is in discussion about one;
‘Assignment’: all work Event Associates performs for the Client, such as advice, strategy, concept development, programming, partnerships, production advice, project management and interim management;
‘Agreement’: the arrangement between the Parties on the performance of an Assignment;
‘Event’: a physical, hybrid or online event, conference, trade fair, festival, showcase, meeting or other form of live communication;
‘Associate’: a third party engaged by Event Associates to perform an Assignment, such as a producer, specialist or adviser;
‘In writing’: by letter, e-mail or any other electronic message that records the sender and the content;
‘Parties’: Event Associates and the Client together; ‘Party’ means either of them.
Article 2: Applicability
2.1 These terms apply exclusively to agreements with business clients.
2.2 Purchasing or other terms of the Client do not apply unless Event Associates has accepted them in writing.
2.3 Deviations from these terms only apply if the Parties have agreed them in writing, and only for the Assignment concerned.
2.4 If a provision is void or annulled, the remaining provisions remain in force. The Parties will replace the provision with a valid one that comes as close as possible to the purpose of the original.
2.5 Event Associates may amend these terms. The version in force when an Agreement was concluded continues to apply to that Agreement. The current version is available on the Event Associates website and is sent with, or linked from, every quotation.
Article 3: Quotations and conclusion of the Agreement
3.1 Quotations are without obligation and valid for thirty days, unless stated otherwise in the quotation.
3.2 The Agreement is concluded when the Client accepts the quotation in writing, or when Event Associates starts the work with the Client’s consent.
3.3 If the Client accepts the quotation with changes or reservations, the Agreement is only concluded once Event Associates agrees to them in writing.
3.4 A composite quotation does not oblige Event Associates to perform part of the Assignment for a proportional part of the price.
Article 4: Performance of the Assignment
4.1 Event Associates performs the Assignment to the best of its knowledge and ability, with the care that may be expected of a good contractor. This is an obligation of effort, unless the Parties have agreed a specific result in writing.
4.2 Event Associates determines how the Assignment is performed and may engage Associates. Event Associates remains the Client’s point of contact.
4.3 In interim and project assignments, Event Associates works as an independent contractor, without any relationship of authority. Within the agreements on planning and results, Event Associates is free to decide how and when the work is carried out.
4.4 The Client provides all information, access, decisions and cooperation that Event Associates needs in good time, and guarantees that the information is correct and complete. Delays or extra costs caused by any shortfall are for the Client’s account.
4.5 The Client makes its own decisions on the advice given by Event Associates and remains responsible for their consequences.
4.6 Stated deadlines are indicative and not strict deadlines, unless agreed otherwise in writing.
Article 5: Changes and additional work
5.1 If the Client changes the Assignment, or additional work turns out to be needed, the Parties agree this in advance. Event Associates confirms additional work in writing.
5.2 Additional work is invoiced at Event Associates’ current rates. A change may affect the planning, in which case previously agreed deadlines lapse.
Article 6: Rates and costs
6.1 Rates are in euros and exclusive of VAT. Event Associates works with a fixed price or with hourly or daily rates, as stated in the quotation.
6.2 Travel and accommodation costs, costs of Associates and other third-party costs incurred for the Assignment are invoiced separately, unless the quotation states otherwise.
6.3 For assignments running longer than twelve months, Event Associates may index its rates once a year.
6.4 If third-party costs rise after the quotation due to circumstances Event Associates could not foresee, Event Associates may pass these on. If the increase exceeds ten percent of the assignment fee, the Client may dissolve the Agreement in writing within fourteen days of being notified. Work performed and costs incurred up to that point remain payable.
Article 7: Invoicing and payment
7.1 Payment is due within fourteen days of the invoice date, without discount or set-off.
7.2 Event Associates may request an advance payment or invoice in instalments. Work based on hours is invoiced monthly in arrears. As long as an advance has not been paid, Event Associates is not obliged to start or continue the work.
7.3 In the event of late payment, the Client is in default without notice and owes the statutory commercial interest, or interest of 1.5% per month if that is higher. In addition, the Client owes extrajudicial collection costs of 15% of the outstanding amount, with a minimum of € 250.
7.4 Event Associates may suspend its work for as long as an invoice that is due remains unpaid.
7.5 All claims become immediately due if the Client is declared bankrupt, applies for a suspension of payments, offers a composition under the Dutch Act on Court Confirmation of Extrajudicial Restructuring Plans (WHOA), is dissolved or ceases its business.
Article 8: Cancellation
8.1 The Client may cancel an Assignment in writing. For advisory and interim assignments, the Client then owes the hours spent and costs incurred up to that moment, together with the hours already reserved for the current month.
8.2 For an Assignment linked to an Event, the Client owes, in addition to the costs incurred, the following percentages of the assignment fee on cancellation:
more than three months before the Event: 25%;
between three months and one month before the Event: 50%;
less than one month before the Event: 100%.
8.3 Cancellation costs charged to Event Associates by third parties, such as venues, suppliers and Associates, are always fully for the Client’s account.
8.4 Assignments for an indefinite period may be terminated in writing by either Party with one month’s notice.
Article 9: Force majeure
9.1 Force majeure means any circumstance beyond Event Associates’ control that prevents or hinders performance, even if it was foreseeable when the Agreement was concluded. This includes in any case: epidemics and pandemics, government measures such as event bans, refusal of permits and limits on visitor numbers, war, terrorism or the threat thereof, extreme weather, fire, strikes, failures of energy, transport, internet or IT, cyber attacks, illness of key persons, and failures of venues, suppliers or Associates.
9.2 Event Associates informs the Client as soon as possible of a force majeure situation and its expected consequences. The Parties first consult on postponing or moving the Event to a new date.
9.3 If force majeure lasts longer than sixty days, or the Event cannot take place, either Party may dissolve the Agreement in writing without any obligation to pay compensation. In that case the Client pays for the work performed up to that point and for the costs incurred and unavoidable.
Article 10: Liability
10.1 Event Associates’ liability is limited to the amount paid out under its professional or business liability insurance in the case concerned. If the insurance does not pay out, liability is limited to the invoiced amount of the Assignment concerned, excluding VAT, and for long-running assignments to the amount invoiced in the twelve months before the event causing the damage.
10.2 Event Associates is not liable for indirect damage, including consequential damage, lost profit, lost revenue, lost savings, reputational damage and damage due to business interruption.
10.3 Event Associates is not liable for damage resulting from decisions of the Client, from incorrect or incomplete information provided by the Client, or from failures of venues and suppliers contracted by the Client itself.
10.4 The limitations in this article do not apply in the event of intent or deliberate recklessness on the part of Event Associates or its management.
10.5 The Client reports damage as soon as possible and no later than thirty days after discovering it. Claims lapse twelve months after the Assignment has ended.
10.6 The Client indemnifies Event Associates against third-party claims relating to the Event or to information and materials provided by the Client, except in the event of intent or deliberate recklessness on the part of Event Associates.
Article 11: Intellectual property and references
11.1 All intellectual property rights in advice, reports, concepts, formats, designs and other materials created by Event Associates remain with Event Associates, unless agreed otherwise in writing.
11.2 After full payment, the Client receives a non-exclusive, non-transferable right to use these materials for the purpose for which they were created. Any other use, adaptation or disclosure to third parties requires Event Associates’ written consent.
11.3 The Client may not carry out concepts and ideas from a quotation or presentation that does not lead to an Agreement, either itself or through third parties, without written consent and reasonable compensation.
11.4 Event Associates may mention the Client’s name and logo as a reference, for example on its website and in presentations, unless the Client objects in writing. No confidential information is shared in doing so.
Article 12: Confidentiality
12.1 The Parties keep all confidential information they receive from each other secret and use it only to perform the Assignment. Event Associates imposes the same obligation on the Associates it engages.
12.2 The duty of confidentiality does not apply to information that is already public, or that a Party is required to disclose by law or court order. The duty continues until two years after the end of the Assignment.
Article 13: Privacy
13.1 The Parties comply with the General Data Protection Regulation (GDPR) when processing personal data.
13.2 If Event Associates processes personal data on the Client’s behalf, such as data of participants, guests or speakers, the Client is the controller and the Parties will conclude a data processing agreement where required.
Article 14: Materials
14.1 Items that Event Associates makes available for an Event remain its property. The Client bears the risk of loss or damage while the items are under its control, and returns them afterwards in the same condition.
14.2 Items of the Client used for the Assignment remain at the Client’s expense and risk, including during transport, storage and the Event.
Article 15: Termination
15.1 Either Party may dissolve the Agreement in writing with immediate effect if the other Party continues to fall short after written notice of default with a reasonable period to remedy, or is in a situation as referred to in article 7.5.
15.2 Provisions that by their nature continue to apply after termination, such as those on liability, intellectual property, confidentiality and payment, remain in force.
Article 16: Applicable law and disputes
16.1 All Agreements and these terms are governed by Dutch law.
16.2 The Parties will first try to resolve any dispute by mutual consultation, with the help of a mediator if necessary.
16.3 If that fails, the competent court of the District Court of Midden-Nederland has exclusive jurisdiction, unless the law mandatorily designates another court.
Version November 2026. This version replaces the terms and conditions of October 2015.
Amsterdam Fashion Week
AV Brothers
The Crew
EMB&B Art Events
Besseling vervoert
Wilco
Hadimassa
Uniquole
Van de Jong
DocuConcept
